学校現場では、教員の働き方改革にともない様々な校務支援システムが導入されつつあります。
しかし、実際にシステムを取り入れたものの有効活用できていないケースも多いのではないでしょうか？
現場に適したサービスを提供するには、本質的な課題に着目することが重要です。
本記事では、学校現場における校務支援の課題を解決でき、教員が使いやすい校務支援システムを作るためのアプローチ方法について解説します。
学校現場における教員を取り巻く課題
教育現場におけるDX活用状況
文部科学省の調査※によると、システムが導入されても一部の業務にしか活用されていない場合が多く、むしろ非効率を生むケースも報告されています。
具体的な事例としては次のようなものがあります。
・児童生徒の出欠連絡をアプリで受信した後、手書きで出勤簿に記入して校務支援システムに転記している。
・教職員の出退勤をICカードで記録するとともに、紙の出勤簿へ押印している。
・指導要録を校務支援システムで作成後、プリントアウトしたものを保管している。
※GIGAスクール構想の下での校務DX化チェックリスト〜学校・教育委員会の⾃⼰点検結果を参照
校務の課題
校務支援システムを導入しても効率化に結び付いていない理由として、次の３点が挙げられます。
①新しいシステムへの適応の難しさ
教員ごとにデータ管理や活用の方法が異なるため、ツールの導入後もそれぞれの従来のやり方を踏襲する傾向があります。
教員ごとに決まった業務フローを、システム導入とともに統一したフローに切り替えるというのも、なかなかハードルが高いのではないでしょうか。
②全ての機能を使いこなせない
システムには便利な機能が多く含まれているものの、どの場面でどう活用すべきか分からず、結果的に一部の機能しか使われていないことがあります。
③従来の業務プロセスとのミスマッチ
教育現場ならではの決まったプロセスや、学校の実情に沿った取り組み方があるところが多いはず。
そこへ現場特有の業務プロセスに合わないシステムが導入されると、デジタルとアナログの両方で作業が必要になり、むしろ負担が増えることがあります。
上記のような課題を解決し、学校現場に取り入れやすい校務支援システムのポイントについて、基本的なアプローチ方法とAI活用による効率化の2つの観点からご紹介します。
教員が使いやすくするための基本的なアプローチ方法
１．シンプルで使いやすい機能にする
校務支援システムの効果を最大化するためには、まずシステムの設計段階で「シンプルさ」と「使いやすさ」を重視することが重要です。
具体的には、次のようなポイントを押さえましょう。
•直感的に操作できる：教員が初めて触れてもすぐに理解できるような、分かりやすいインターフェースにする。
•必要最低限の機能に絞る：頻繁に行われる手作業の簡略化や、他の業務の効率化につながる作業を重点的にデジタル化する。
多機能のシステムももちろん便利ですが、現場で本当に必要とされる機能に絞ることで、教員にとって便利で役立つと実感できるサービスになります。
またシンプルな機能にすることで、教員が新しいシステムに慣れやすくなり、現場での活用率向上が期待できます。
２．ゲーミフィケーションを取り入れる
ただ業務を効率化するだけでなく、ほんの少しだけ遊び心を取り入れることで、教員が前向きにシステムを活用して業務に取り組めるようになります。
例えば達成状況を可視化し、達成度に応じたフィードバックをすることで、教員が自ら進んで取り組みたくなる効果が期待できます。
AI活用による効率化
１．業務フローの自動作成
生成AIを活用することで、学校行事やイベントの準備に必要な手順やタスクを効率的に洗い出すことができます。
具体的には、行事の目的や規模を入力すると、必要なタスクを一覧化してスケジュールに沿った業務フローのたたきを自動作成します。
また、役割分担や優先順位を可視化したり、タスクの進捗状況を追跡したりすることも可能です。
これにより準備段階での抜け漏れを防ぎ、業務効率化が期待できます。
２．文書の自動作成・添削
AIを活用すれば、保護者向けの連絡文書や通知表の所見文の作成を効率化できます。
例えば、過去の文書データや生徒の学習ログをもとにAIが内容を自動生成し、教員がその内容を確認・修正するだけで完成します。
また、教員が作成した文書をAIが添削し表現や文法の改善提案を行うことで、短時間で質の高い文書作成が可能になります。
これにより、特に負担が大きい文書作成業務の時間を大幅に削減できます。
３．人事評価にも活用
AIを活用して、教員の評価方法を改善することもできます。
人事評価の基準が曖昧だと、教員の自己評価と上司による属人的な評価に頼らざるを得ませんが、AIを活用すると定性的・定量的の両方の観点からの評価が可能になります。
具体的には、業務の進捗状況や成果を数値化したものをAIが分析し、予め定められた評価基準や教員自身の目標と照らし合わせて教員の実績を評価します。
評価者と評価方法が統一されることで、客観的な人事評価が可能になるだけでなく、評価の際の手間も低減することができます。
教員が使いやすい校務支援サービスには、単に効率化を目指すのではなく、その先に業務の質改善や教員の成長、モチベーション向上を目標に据えて、どのようなサービスが適しているのかを考えることが重要です。
「既存のサービスを導入してみたけれど、うまく使いこなせていないケースがほとんど。」
「AIを活用したオーダーメイドの校務支援システムを作りたい。」
「教員が前向きに校務に取り組めるようになってほしい。」
そうお考えでしたら、AIソリューションとゲーミフィケーション企画の実績があるネオスにぜひご相談ください！